In un’epoca in cui le operazioni transfrontaliere sono all’ordine del giorno anche per le microimprese e i professionisti individuali, sapersi orientare tra le norme fiscali europee è una competenza essenziale. Tra i quesiti più frequenti in ambito IVA internazionale vi è questo: è possibile emettere una fattura a un cliente europeo non iscritto al VIES?
La risposta è sì, ma con importanti conseguenze fiscali. Capire come e quando si può fatturare a clienti UE non iscritti al VIES significa evitare sanzioni, errori di classificazione e problemi nei rapporti con l’Agenzia delle Entrate.
Questa guida ti spiega quando è lecito fatturare, come gestire l’IVA correttamente, cosa cambia se il cliente è un’impresa o un privato e quali regimi alternativi esistono.
1. Cos’è il VIES e perché è cruciale nella fatturazione intra-UE
Il VIES (VAT Information Exchange System) è il sistema europeo di verifica delle Partite IVA. Serve per confermare che un operatore economico sia abilitato a effettuare operazioni intracomunitarie.
In pratica, se un cliente europeo è iscritto al VIES, ciò attesta che si tratta di un soggetto passivo IVA intracomunitario: un’informazione essenziale per emettere una fattura senza applicazione dell’IVA (secondo l’articolo 41 del D.L. 331/93).
2. Cosa significa se il cliente non è iscritto al VIES
Quando un cliente europeo possiede una partita IVA nazionale ma non è presente nel database VIES, si verifica una situazione intermedia: non è considerato un soggetto abilitato alle operazioni intracomunitarie, e quindi non si può applicare la non imponibilità IVA prevista per le cessioni intra-UE.
Di conseguenza, l’operazione non può essere fiscalmente qualificata come una cessione intracomunitaria non imponibile, anche se si tratta di una controparte con sede in un altro Paese membro.
3. È possibile fatturare comunque? Sì, ma con IVA
La fatturazione è sempre possibile: il problema non è se puoi emettere fattura, ma con quali modalità e regole fiscali.
Se il cliente non è iscritto al VIES, la fattura deve essere emessa con l’IVA italiana e l’operazione deve essere trattata come se fosse una prestazione nazionale o un’operazione verso un consumatore finale (B2C), anche se il destinatario ha partita IVA.
4. Differenza tra B2B e B2C nella UE: la chiave fiscale
La distinzione principale da comprendere è tra:
- Operazioni B2B (Business to Business) → soggette a reverse charge o non imponibili se entrambe le parti sono iscritte al VIES.
- Operazioni B2C (Business to Consumer) → imponibili nel Paese del fornitore, salvo eccezioni.
Se il cliente non è iscritto al VIES, l’operazione viene assimilata a una vendita a un consumatore finale, anche se tecnicamente è una società. Questo comporta l’applicazione dell’IVA italiana, rendendo l’operazione fiscalmente diversa da una cessione intra-UE standard.
5. Esempio pratico: prestazione di servizi a cliente in Spagna non iscritto al VIES
Se un professionista italiano effettua una consulenza online per una società con sede a Madrid, ma questa non è iscritta al VIES, il professionista non potrà emettere fattura in reverse charge né senza IVA.
In tal caso:
- La fattura andrà emessa con l’IVA italiana (22%).
- L’importo IVA sarà versato normalmente all’erario.
- L’operazione non sarà inclusa nell’elenco Intrastat.
6. Obblighi di emissione e registrazione della fattura
Quando si emette una fattura a un soggetto UE non iscritto al VIES:
- Va compilata in formato elettronico, come tutte le fatture per soggetti esteri.
- Deve essere inoltrata tramite il Sistema di Interscambio (SdI) con codice destinatario “XXXXXXX” o “0000000” a seconda della natura del cliente.
- Va registrata nei registri IVA delle operazioni attive, come ogni operazione interna.
7. Le vendite verso privati UE: attenzione al regime OSS
Se l’attività coinvolge vendite a soggetti UE non iscritti al VIES, il fornitore italiano potrebbe rientrare nel regime OSS (One Stop Shop), se raggiunge la soglia di 10.000 euro annui di vendite complessive verso consumatori UE.
In tal caso:
- Non si applica più l’IVA italiana, ma quella del Paese di destinazione.
- L’impresa deve registrarsi al regime OSS e versare l’IVA dovuta tramite un’unica dichiarazione trimestrale.
8. Differenza tra cliente con P.IVA nazionale e iscritto al VIES
| Situazione del cliente | IVA applicata | Obblighi del fornitore |
|---|---|---|
| Cliente con P.IVA UE iscritto al VIES | Non imponibile (art. 41) | Obbligo Intrastat e indicazione “reverse charge” |
| Cliente con P.IVA UE non iscritto al VIES | IVA italiana da applicare | Trattata come vendita a privato UE |
| Cliente senza P.IVA (privato) | IVA italiana | Applicazione OSS se superata soglia |
9. Sanzioni ed errori da evitare
Emettere una fattura senza IVA a un soggetto non iscritto al VIES è un errore fiscale e può comportare:
- Sanzioni amministrative per errata applicazione dell’IVA.
- Recupero dell’imposta da parte dell’Agenzia delle Entrate.
- Disconoscimento della non imponibilità in caso di controlli.
È sempre consigliato verificare preventivamente l’iscrizione VIES del cliente prima di emettere la fattura.
10. Come verificare l’iscrizione al VIES
Puoi accertarti della posizione del cliente:
- Tramite il proprio commercialista;
- Usando portali ufficiali di verifica;
- Richiedendo direttamente al cliente conferma scritta.
Se la verifica ha esito negativo, emetti la fattura con IVA.
11. Fatturazione a clienti UE per vendite occasionali
Nel caso di vendite saltuarie o occasionali verso clienti non iscritti al VIES, la procedura resta invariata:
- Applicazione dell’IVA italiana;
- Nessun Intrastat;
- Nessun trattamento da cessione intracomunitaria.
Attenzione: la frequenza delle operazioni non cambia la natura fiscale dell’obbligo IVA.
12. Regole per chi opera in regime forfettario
I contribuenti in regime forfettario che fatturano a clienti UE non iscritti al VIES devono:
- Emettere fattura senza IVA (come da regime), ma
- Segnalare la natura del cliente e indicare che la prestazione è effettuata a soggetto estero.
Anche in questo caso è utile indicare la dicitura “cliente non iscritto al VIES, operazione fiscalmente assimilabile a B2C” per evitare equivoci in caso di controllo.
13. Consigli operativi per aziende e professionisti
✔️ Controlla sempre il VIES prima di emettere fatture UE.
✔️ Applica l’IVA italiana se il cliente non è iscritto.
✔️ Non registrare l’operazione come cessione intracomunitaria.
✔️ Non inviare modelli Intrastat per questi casi.
✔️ In caso di superamento delle soglie, valuta il regime OSS.
14. Conclusione: prudenza fiscale e competenza normativa
Fatturare a un cliente europeo non iscritto al VIES è certamente possibile, ma richiede attenzione fiscale e padronanza delle regole. L’errore più grave che si possa commettere è trattare l’operazione come intracomunitaria non imponibile quando non lo è.
Chi lavora con clienti UE — anche occasionalmente — dovrebbe impostare una procedura interna di controllo e, dove necessario, chiedere il supporto di un consulente fiscale esperto in operazioni intracomunitarie.
