Emettere una fattura fiscale in anticipo può creare problemi in caso di errori, mancato pagamento o modifiche all’importo pattuito.
Correggere una fattura fiscale richiede note di credito e può generare obblighi IVA anticipati, anche senza aver ricevuto il pagamento.
La fattura proforma è la soluzione perfetta per anticipare il contenuto di una fattura senza attivare obblighi fiscali. Scopri in questa guida cos’è, come si compila, e quando utilizzarla per semplificare la gestione contabile.
Cos’è la Fattura Proforma?
La fattura proforma è un documento privo di valore fiscale, utilizzato prima dell’emissione della fattura vera e propria. Non genera obblighi per il pagamento delle imposte, né per l’invio allo SDI, ma è utile per comunicare al cliente l’importo dovuto e tutti i dettagli della prestazione.
La proforma non costituisce un documento fiscale ai fini IVA o di determinazione del reddito.
Caratteristiche della Fattura Proforma
Anche se somiglia molto a una fattura fiscale, una proforma si distingue per alcuni elementi fondamentali:
| Elemento | Descrizione |
|---|---|
| Titolo del documento | Deve riportare chiaramente la dicitura “Fattura proforma” |
| Numerazione | Deve avere una numerazione separata da quella delle fatture ufficiali |
| Nota legale | Inserire a piè di pagina la dicitura: |
| “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633/1972. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo.” |
Quando si Usa la Fattura Proforma?
In fase preliminare, prima dell’incasso
Utile per informare il cliente dell’importo dovuto prima dell’effettivo pagamento.
Per evitare errori nelle fatture ufficiali
Confermare l’importo o i dati del cliente prima di generare una fattura fiscale.
Per posticipare il versamento IVA
L’IVA si paga solo con la fattura fiscale, non con la proforma → vantaggio per la liquidità aziendale.
In caso di pagamenti anticipati
La fattura fiscale si emette solo dopo l’incasso, evitando problemi in caso di mancato pagamento.
Differenza tra Fattura Proforma e Fattura Fiscale
| Aspetto | Fattura Proforma | Fattura Fiscale |
|---|---|---|
| Valore legale | ❌ Nessuno | ✅ Obbligo di pagamento e registrazione |
| Obbligo IVA | ❌ No | ✅ Sì |
| Inserimento in contabilità | ❌ No | ✅ Sì |
| Emissione | Facoltativa | Obbligatoria per legge |
| Utilizzo | Anticipazione, preventivo | Documento fiscale effettivo |
Vantaggi dell’Uso della Fattura Proforma
🔄 Maggiore flessibilità
In caso di modifiche da parte del cliente, puoi semplicemente aggiornare la proforma senza dover emettere una nota di credito.
💰 Nessuna IVA anticipata
L’IVA si paga con l’emissione della fattura fiscale, non con la proforma → utile per evitare problemi di cassa.
🧾 Strumento professionale
Permette al cliente di verificare i dettagli (prezzi, quantità, dati fiscali) prima dell’effettiva emissione della fattura.
📑 Chiarezza contrattuale
Funziona come pre-fattura, utile nei rapporti con clienti esteri, enti o grandi aziende.
Come Compilare una Fattura Proforma
- Dicitura obbligatoria
- Inserire chiaramente “Fattura Proforma” nel titolo
- Numerazione separata
- Usare una numerazione distinta dalle fatture fiscali
- Dati del fornitore e del cliente
- Nome, P. IVA, codice fiscale, indirizzo
- Descrizione dei beni/servizi
- Quantità, prezzo unitario e totale
- Importo totale
- Specificare l’eventuale IVA solo a scopo informativo
- Nota legale finale “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633/1972. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo.”
Esempio di Fattura Proforma (Struttura)
FATTURA PROFORMA N. PRO-01/2025
Ragione sociale: Studio Rossi
P.IVA: 01234567890
Cliente: Mario Bianchi – P.IVA 98765432100
Descrizione: Consulenza marketing mese di gennaio
Importo netto: € 500,00
IVA (22%): € 110,00
Totale: € 610,00
Nota: Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633/1972. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo.
Conclusione
La fattura proforma è uno strumento gestionale potente per professionisti, imprese e freelance. Permette di anticipare i dettagli della fattura, evitare errori contabili e gestire correttamente la tempistica del pagamento IVA. Se usata correttamente, migliora la relazione con il cliente e ottimizza la gestione fiscale.
FAQ – Domande Frequenti sulla Fattura Proforma
1. La fattura proforma deve essere registrata in contabilità?
No. Non ha valore fiscale e non va registrata nei registri IVA.
2. Posso inserire l’IVA in una proforma?
Sì, solo a scopo informativo. Non genera obbligo di versamento.
3. Posso usare la stessa numerazione delle fatture fiscali?
No. Deve avere numerazione separata e indipendente.
4. Il cliente può pagare direttamente dalla proforma?
Sì. Il pagamento può avvenire dopo la proforma, ma dovrai poi emettere la fattura fiscale definitiva.
5. La proforma può essere inviata via PEC?
Sì, ma non ha valore legale. È un documento informativo, non una notifica ufficiale.
